OS LIVROS UTILIZADOS NA CONTABILIDADE.

Os principais livros utilizados na contabilidade são: o Diário, o Razão, o Caixa e o Inventário. Outros livros auxiliares que variam em quantidade e espécie, de acordo com a natureza e as necessidades de cada empresa, também podem ser usados.
Existem também os livros exigidos pela legislação fiscal, cujo valor, sob o aspecto contábil, é bastante reduzido, entre eles citamos:

1.- Livro registro de entradas de mercadorias;
2.- Livro registro de saídas de mercadorias;
3.- Livro de apuração do ICMS;
4.- Livro de apuração do IPI;
5.- Livro de apuração do lucro real e outros

Os livros podem ser classificados segundo seus fins:
a) Obrigatórios: Os livros exigidos por lei;

b) Facultativos: Os livros escriturados no interesse exclusivo do comerciante.

Segundo sua natureza:
a) Cronológicos:
Aqueles em que a escrituração é feita em ordem cronológica, isto é, segundo a sucessão de dia, mês e ano;

b) Sistemáticos:
Aqueles em que os lançamentos são feitos em ordem sistemática, agrupando-se os registros segundo sua natureza e finalidade;

Segundo sua utilidade:
a) Principais:
São os livros que oferecem todas as informações relativas à contabilidade. Servem de fonte de informação sobre todas as operações realizadas;

b) Auxiliares:
São os livros que particularizam as operações, oferecendo, em separado, uma análise específica e quantitativa de determinados valores.

O DIÁRIO.
O livro diário é obrigatório e registra todas as operações e transações realizadas pela empresa. Os lançamentos neste livro obedecem a ordem cronológica de dia, mês ano. Os registros podem ser feitos agrupadamente em partidas mensais, desde que utilizados livros auxiliares em que estas operações estejam individuadamente registradas em ordem cronológica de dia, mês e ano.

O livro diário. bem como os demais livros de escrituração devem se revestir de certas formalidades denominadas:

a) Formalidades extrínsecas: os livros devem ser encadernados, ter suas folhas numeradas, estar autenticados na Junta Comercial, conter os termos de abertura e de encerramento;

b) Formalidades intrínsecas: Os lançamentos devem ser feitos (à mão, mecânica ou eletronicamente ) em tinta preta ou azul, sem emendas, rasuras, raspaduras ou borrões, linhas em branco, em ordem cronológica, mantendo um método de contabilidade uniforme, em moeda e idioma nacional.
O livro Diário pode ser desdobrado em vários livros auxiliares, todos revestidos das mesmas formalidades, cada um para o registro de fatos de determinada natureza. Assim, podemos ter o diário auxiliar de clientes, o diário auxiliar de fornecedores e outros. No livro diário geral far-se-á o registro do resumo dos lançamentos contidos nos livros auxiliares
Os lançamentos no livro Diário devem ser feitos em ordem cronológica; respeitadas as formalidades intrínsecas. Os erros cometidos na escrituração do livro Diário são corrigidos através de estornos ou de lançamentos complementares. Não se admite raspar (apagar) um erro cometido na escrituração do diário. Nem tampouco o uso de verniz corretivo.

Os lançamentos no Diário devem ser feitos de forma clara e concisa, e compõem-se de cinco partes importantes e indissociáveis:

1) - a data em que se realizou a operação;
2) - a conta devedora;
3) - a conta credora;
4) - o histórico;
5) - o valor.

O LIVRO RAZÃO.
O livro Razão é um livro sistemático e, apesar de facultativo é um livro de grande utilidade e importância na Contabilidade. A legislação tributária atualmente exige a manutenção deste livro pelo período de cinco anos, caracterizando-o como um livro obrigatório perante as leis fiscais.
O livro razão é um livro sistemático - destina uma folha para cada conta - selecionando operações relativas a cada elemento específico do patrimônio. Os lançamentos no livro razão são feitos em ordem cronológica dentro de cada conta. O razão também pode ser escriturado em fichas, utilizando-se uma destas para cada conta.
Cada lançamento no Diário, implica necessariamente na sua transcrição para o livro Razão. A conta debitada no Diário será, também, debitada no razão; e vice-versa, a conta creditada no diário, será também, necessariamente, creditada no razão.

O LIVRO CAIXA
O Caixa é o livro onde são registradas todas as operações que envolvam bens numerários. É portanto um livro de ordem sistemática, muito embora as operações financeiras venham a ser registradas em ordem cronológica. O livro Caixa é um livro facultativo, apesar da sua grande utilidade nas empresas, sendo considerado mesmo indispensável nos grandes empreendimentos.

A escrituração do livro em análise divide-se em duas partes:
a) - uma para o débito - onde são lançadas todas as entradas de dinheiro;

b) - uma para o crédito - onde se registram todas as saídas de bens numerários.
O saldo apresentado pelo livro Caixa deve coincidir com o saldo da conta "Caixa" apresentado pela contabilidade e com os valores existentes em cofre.

O LIVRO CAIXA E O IMPOSTO DE RENDA.
O artigo 18 da Lei n. 8.541/92 determina que as empresas que optem pela tributação simplificada devem escriturar os recebimentos e os pagamentos de cada mês em um livro Caixa (exclusão feita às empresa que mantiverem escrituração contábil). Não mantendo os registros contábeis completos, a escrituração do livro Caixa torna-se obrigatória, mesmo que a empresa mantenha os outros livros fiscais escriturados regularmente.
Neste livro são registradas todas as operações que envolvam as disponibilidades da empresa, tanto em Caixa quanto em Bancos; assim, mesmo os rendimentos de aplicações financeiras; as despesas bancárias normalmente lançadas diretamente na conta bancária do investidor, ainda que não transitem pelo Caixa, devem ser registradas no mesmo. Também os valores creditados diretamente em conta bancária correspondentes a qualquer importância recebida, bem como os pagamentos efetuados mediante cheque bancário, precisam ser registrados neste livro "Caixa".
O saldo deste livro representa o montante dos valores disponíveis em Caixa mais o saldo das contas representativas das disponibilidades existentes em depósitos bancários.